GDPR - Informácie o spracúvaní osobných údajov

 Spoločnosť IBA CHEMOLAK, s.r.o.  venuje maximálnu pozornosť bezpečnosti spracúvania osobných údajov dotknutých osôb a dodržiavaniu zásad zákonného spracúvania osobných údajov  a predchádzaniu neoprávneným zásahom do práv fyzických osôb. 

V súlade s článkom 13 Nariadenia európskeho parlamentu a rady EU 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a v súlade s § 19  zákona č.  18/2018 Z.z o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov ( ďalej len zákon o ochrane osobných údajov) 

 

Prevádzkovateľ:

obchodné meno:             IBA CHEMOLAK, s.r.o.

sídlo:                                  Továrenská 7,919 04 Smolenice

IČO:                                    45 380 589

Registrácia:                      Obchodný register Okresného súdu Trnava, oddiel Sro, vložka 25182T

Kontakt:                            osobneudaje@ibachemolak.sk

 

 

poskytuje dotknutým osobám  nasledujúce  informácie o ich právach pri spracúvaní  osobných údajov a o prístupe prevádzkovateľa k spracúvaniu osobných údajov dotknutých osôb :

 

 

Spracovateľské činnosti (Účel spracúvania osobných údajov):

 

Prevádzkovateľ za účelom plnenia si zákonných povinností a zabezpečenia svojej podnikateľskej činnosti potrebuje poznať niektoré osobné údaje dotknutých osôb a spracúva ich  za týmito  účelmi. Jednak ide o osobné údaje uchádzačov o zamestnanie,  osobné údaje svojich zamestnancov na účely personálnej a mzdovej agendy, stravovania, pri zaisťovaní bezpečnosti a ochrany života a zdravia vrátane požiarnej ochrany,  poistenia zamestnancov a s tým súvisiacich zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov, prešetrovanie podnetov podľa zákona č. 307/2014 Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších právnych predpisov,  plnenie zákonných povinností vyplývajúcich z daňových alebo účtovných predpisov,  plnenie zákonných povinností súvisiacich s vypracovávaním zmlúv, príprava a zabezpečenie poverení, plnomocenstiev, licencií a povolení, správa registratúry a archivácia a pod. Prevádzkovateľ ďalej spracúva aj osobné údaje svojich klientov, zákazníkov a obchodných partnerov za účelom zabezpečovania svojej podnikateľskej činnosti s prihliadnutím na záujmy svojich klientov, zákazníkov  obchodných partnerov .

 

Prevádzkovateľ zhromažďuje, uchováva a spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktoré potrebuje za účelom zabezpečenia svojej podnikateľskej činnosti. Poskytnuté osobné údaje sú chránené proti zneužitiu zo strany tretích neoprávnených subjektov prostriedkami uvedenými v internej bezpečnostnej smernici.

Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb prevádzkovateľ dodržiava základné zákonné povinnosti prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ poskytnuté osobné údaje využíva vždy na vopred stanovený účel spracúvania, ktorý je jasný, vymedzený jednoznačne a konkrétne, pričom je v súlade s Ústavou Slovenskej republiky, ústavnými zákonmi, zákonmi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná.

Prevádzkovateľ vždy vymedzuje podmienky spracúvania osobných údajov tak, aby nedošlo k obmedzeniu práv dotknutej osoby ustanovených zákonom.

Prevádzkovateľ získava len také osobné údaje dotknutých osôb, ktoré svojím rozsahom a obsahom zodpovedajú účelu spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie.

Prevádzkovateľ zabezpečuje, aby sa osobné údaje dotknutých osôb spracúvali výlučne spôsobom, ktorý zodpovedá účelu, na ktorý boli vopred zhromaždené.

Prevádzkovateľ spracúva len správne, úplne a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania. Nesprávne a neúplne osobné údaje prevádzkovateľ blokuje a bez zbytočného odkladu opravuje alebo dopĺňa, ak to nie je možné, tak osobné údaje zreteľne označí a bez zbytočného odkladu zlikviduje.

Prevádzkovateľ rešpektuje súkromie a poskytnuté osobné údaje považuje za dôverné.

 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje svojich zamestnancov, klientov, zákazníkov alebo obchodných partnerov (ďalej len „dotknuté osoby“)  v nasledovných spracovateľských činnostiach (ďalej len „spracovateľské činnosti“):

 

 

 

 

1.     Mzdová a personálna  agenda spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

2.     Účtovné doklady spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

3.     Evidencia obchodných partnerov/ zmluvy s fyzickými osobami

4.     Oznamovanie protispoločenskej činnosti  zamestnancami /  externými fyzickými osobami

5.     Jednorázový vstup do priestorov  prevádzkovateľa -  spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

6.     Stravovanie - spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

7.     Správa registratúry

8.     Odborné školenia  zamestnancov - spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

9.     Dochádzkový systém  

10.  Poistenie zamestnancov - spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

11.  Zdravotné prehliadky zamestnancov spracúvanie prostredníctvom sprostredkovateľa

 

 

 

PRÁVNY ZÁKLAD :

 

Právny základ spracúvania je uvedený v čl. 6 ods. 1 písm. a) až f) Nariadenia   európskeho parlamentu a rady EU 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a v § 13 ods.1 písm. a) až f)  zákona č.  18/2018 Z.z o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. 

 

Spracúvanie osobných údajov z dôvodu  splnenia zákonnej povinnosti .

V tomto prípade sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby a dotknuté osoby sú povinné zniesť takéto spracúvanie ich osobných údajov a poskytnúť ich na spracúvanie. Bez poskytnutia ich osobných údajov by prevádzkovateľ nemohol  plniť zákonné povinnosti, čo môže mať negatívny dopad ako na prevádzkovateľa tak i na dotknutú osobu.

 

Zákonné povinnosti vyplývajú najmä (avšak nie výlučne) z nasledujúcich právnych predpisov v platnom znení:

-         Nariadenie   európskeho parlamentu a rady EU 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

-         Zákon č.18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov

-         Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov

-         Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník   v znení neskorších predpisov

-         Civilný sporový poriadok (zákon č. 160/2015 Z.z.),  v znení neskorších predpisov

-         Trestný zákon (č. 300/2005 Z.z.),  v znení neskorších predpisov

-         Zákon o priestupkoch (č. 372/1990 Zb. o prietupkoch v znení neskorších predpisov

-         Zákon č.  71/1967 Zb. správny poriadok v znení neskorších predpisov

-         Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce

-         Zákon č.461/2003 Z.z. o sociálnom poistení 

-         Zákon č. 580/2004 Z.z. o zdravotnom poistení  a o zmene a doplnení  zákona o poisťovníctve a  o zmene a doplnení niektorých zákonov

-         zákon 595/2003 o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

-         Zákon 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v znení neskorších predpisov

-         Zákon 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov

-         Zákon 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v platnom znení,

-         Zákon 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov

-         Zákon 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci.

-         Zákon č. 595/2003 Z.z.  o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

-         Zákon č. 233/1995 Z.z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti v znení neskorších predpisov

-         Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov 

-         Zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve (č. 431/2002 Z.z.), v znení neskorších predpisov

-         Zákon č. 307/2014  Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti

-         Zákon č. 496/ 2002 Z.z..  o hlásení pobytu občanov Slovenskej republiky a registri obyvateľov (

-         Zákon č. 179/2011 Z.z. o hospodárskej mobilizácii a o zmene a doplnení zákona č. 387/2002 Z.z.  o riadení štátu v krízových situáciách mimo času vojny a vojnového stavu 

a iné všeobecne záväzné právne normy

 

 

Spracúvanie osobných údajov z dôvodu  zmluvných povinností: 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy (napr. kúpnej, darovacej, nájomnej, zmluvy o dielo a pod. ), ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.  Aj v takom prípade je oprávnený získavať osobné údaje priamo od dotknutej osoby bez jej súhlasu, bez ich poskytnutia nemôže s dotknutou osobou vstúpiť do zmluvného vzťahu a plniť si povinnosti z nej vyplývajúce.  Účelom vyššie uvedeného spracúvania je najmä:

a) administrácia vzťahu s dotknutou osobou pred uzavretím pracovného pomeru alebo obdobného vzťahu (tzv. predzmluvné vzťahy),

b) vyhotovovanie zmlúv s fyzickými osobami (napr. týkajúcich sa hnuteľného a nehnuteľného majetku) a ich interná evidencia a administrácia,

c) vybavovanie žiadostí o finančnú podporu alebo materiálny dar a ponúk na reklamné partnerstvo vrátane vyhotovovania a administrácie príslušných zmlúv, zabezpečovanie účasti fyzických osôb na firemných podujatiach.

 

Spracúvanie osobných údajov z dôvodu  oprávneného záujmu prevádzkovateľa.

Medzi  oprávnené záujmy prevádzkovateľa patrí:

a) zaisťovanie bezpečnosti, ochrany života a zdravia, ochrana majetku a majetkových hodnôt pri vstupe, pohybe a opustení  objektov  prevádzkovateľa ,

b) evidovanie dotknutých osôb na trvalé a dočasné vstupy  do objektov prevádzkovateľa,

c) evidencia bezpečnostných a iných odborných školení,

d) plnenie povinností prevádzkovateľa súvisiacich s dodržiavaním povinností vyplývajúcich z predpisov o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, dodržiavanie zásad BOZP, vyšetrovanie nežiadúcich udalostí,

j) administrácia obchodného vzťahu a vykonávanie obchodných transakcií s obchodnými partnermi,( preverenie obchodných partnerov, evidovanie kontaktných údajov ich zamestnancov, evidencia mailovej komunikácie),

 

Spracúvanie osobných údajov na základe súhlasu  dotknutej osoby

Pokiaľ osobné údaje nie sú spracúvané vyššie uvedenými spôsobmi, osobné údaje spracúva prevádzkovateľ  vo výnimočných a ojedinelých prípadoch na základe dobrovoľne udeleného súhlasu dotknutej osoby na účely špecifikované v súhlase, napríklad vyhotovenie či použitie fotografie, zaradenie do evidenciu uchádzačov o zamestnanie, účasť na firemných podujatiach. Poskytovanie osobných údajov formou súhlasu je dobrovoľné a slobodné.  Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas, doručením písomného odvolania súhlasu na adresu sídla  prevádzkovateľa. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Staršie súhlasy, ktoré boli vyjadrené v súlade s podmienkami GDPR ostávajú v platnosti. Ostatné staršie súhlasy strácajú platnosť a tam kde účel aj naďalej trvá, sú osobné údaje spracúvané na základe iného právneho základu.

 

Prevádzkovateľ získava súhlas dotknutej osoby bez nátlaku a vynucovania, ako aj bez podmieňovania hrozbou odmietnutia zmluvného vzťahu, poskytovaných služieb alebo povinností vyplývajúcich pre prevádzkovateľa z právne záväzných aktov Európskej únie, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná alebo zákona.

V prípade odmietnutia poskytnutia osobných údajov prevádzkovateľovi  na účely potrebné pre plnenie zmluvných povinností,  pre poskytovanie služieb alebo napĺňanie zákonných povinností je prevádzkovateľ oprávnený  upozorniť dotknutú osobu na možné následky neposkytnutia osobných údajov !

 

Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľov:

Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov poveruje takýmto spracúvaním sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje v mene prevádzkovateľa. Po skončení účelu spracúvania osobných údajov prevádzkovateľ tieto zákonne získané osobné údaje dotknutých osôb zlikviduje v lehote stanovenej platnými právnymi predpismi a v súlade s interným predpisom spoločnosti.

Prevádzkovateľ pri svojich podnikateľských aktivitách spolupracuje s viacerými sprostredkovateľmi, ktorých cieľom je poskytovanie kvalitných služieb, pričom tieto subjekty pri výkone svojej zmluvnej činnosti pre prevádzkovateľa spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb.

Prevádzkovateľ čestne vyhlasuje, že pri výbere jednotlivých sprostredkovateľov dbá na ich odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a ich schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov prijatými bezpečnostnými opatreniami v zmysle zákona o ochrane osobných údajov.

Prevádzkovateľ zároveň pri výbere vhodného sprostredkovateľa postupuje tak, aby nedošlo k ohrozeniu práv a právom chránených záujmov dotknutých osôb.

Prevádzkovateľ uzatvoril so sprostredkovateľmi v zmysle zákona o ochrane osobných údajov písomné zmluvy o zabezpečení ochrany osobných údajov spracúvaných sprostredkovateľmi, ktorých poveril spracúvaním osobných údajov dotknutých osôb len v rozsahu, za podmienok a na účel dojednaný v zmluve a spôsobom podľa zákona o ochrane osobných údajov.

 

 

Prevádzkovateľ poveril  spracúvaním osobných údajov týchto sprostredkovateľov:

CHEMOLAK a.s.

SBS T.I.B.

NN Tatry sympatia, d.d.s. as.

 

 

Rozsah a zoznam spracúvaných osobných údajov:

Zoznam  spracúvaných osobných údajov:

Meno, priezvisko, titul

Rodné priezvisko

Dátum narodenia

Miesto narodenia

Rodné číslo

Číslo OP

Miesto trvalého resp. prechodného pobytu

Stav

Národnosť

Vzdelanie

Znalosti ( jazykové , počítačové, iné)

Osobné číslo

Zdravotný stav ( zmenená pracovná schopnosť, invalidita) v rozsahu nevyhnutnom na posúdenie pracovnej spôsobilosti

Štátna príslušnosť

Číslo telefónu

E-mailová  adresa

 

Prevádzkovateľ spracúva vo svojich informačných systémoch osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu potrebnom na dosiahnutie stanoveného účelu. Ide o rozsah osobných údajov stanovených osobitnými právnymi predpismi alebo v rozsahu súhlasu dotknutej osoby na spracúvanie jej osobných údajov.

Prevádzkovateľ spracúva iba osobné údaje, ktoré mu boli poskytnuté dobrovoľne a v nevyhnutnej miere samotnou dotknutou osobou. Poskytnutie osobných údajov spoločnosti nad rámec osobitných zákonov je pritom dobrovoľné.

 

 

Podmienky a spôsob spracúvania osobných údajov dotknutých osôb:

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb automatizovanými i neautomatizovanými prostriedkami spracúvania.

Prevádzkovateľ spracúvané osobné údaje nezverejňuje, okrem prípadov, ak si to vyžaduje osobitný právny predpis alebo rozhodnutie súdu alebo iného štátneho orgánu.

Prevádzkovateľ nebude spracúvať  osobné údaje dotknutých osôb bez výslovného súhlasu alebo iného zákonného právneho základu za iným účelom, ani vo väčšom rozsahu ako je uvedené v tejto informácii a v záznamoch o jednotlivých spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa.

 

 

Doba uchovávania  osobných údajov dotknutých osôb

 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje po dobu trvania účelu spracúvania a uchováva ich po dobu stanovenú príslušnými zákonmi, platným interným predpisom – Registratúrnym  poriadkom na správu registratúry Chemolak Secent,  s.r.o. registratúrnym plánom spoločnosti .

 

Dotknuté osoby

 

 Dotknutými osobami sú najmä:

 

a)    potenciálni zamestnanci spoločnosti , zamestnanci spoločnosti,  manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby dočasne pridelení zamestnanci,

b)   účastníci právnych vzťahov (zmluvných a pod.) s prevádzkovateľom,

c)    iné subjekty na základe právnych základov ustanovených Zákonom (súhlas dotknutej osoby, zmluva, resp. osobitný zákon),

d)    členovia štatutárnych orgánov, zástupcovia zmluvných strán oprávnených konať v zmluvných veciach a zamestnanci obchodných partnerov,

e)    obchodní partneri, fyzické osoby na základe zmlúv medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom

f)     obchodní partneri - osoby vstupujúce do areálu prevádzkovateľa

 

 

Práva dotknutých osôb

Dotknuté osoby pri spracúvaní ich osobných údajov môžu uplatniť nasledujúce práva: